e-Fatura Sıkça Sorulan Sorular

• 5015 sayılı petrol kanununu kapsamında madeni yağ lisansına sahip olanlar ile 2011 takvim yılında 25 Milyon TL ve üzerinde cirosu olup bunlardan mal alan mükellefler,

• Özel Tüketim Vergisi Kanununa ekli (III) sayılı listedeki (tütün mamulleri, alkollü ve gazlı içecekler) malları imal, inşa veya ithal eden firmalar ile 2011 yıl sonu itibariyle 10 Milyon TL ve üzerinde cirosu olup bunlardan alım yapan firmalar e-Fatura uygulamasını zorunlu olarak kullanacaklardır.

Vergi Usül Kanunu’na göre yedi (7) güne kadar geriye dönük e-Fatura gönderilebilmektedir. Fakat düzenlenme tarihi 7 günden eski e-Faturaların gönderilmesi teknik olarak mümkün olup (özel entegratörlük sistemleri tarafından engellenemez), usül cezası mevcuttur. Bu şekildeki gönderilen tüm e-Faturalar için sorumluluk gönderici mükellefe ait olacaktır.

Kağıt faturalarda problem olmaması adına fatura tutarı yazıyla ifade edilmektedir. e-Fatura tarafında ise mali mühürle imzalanması sebebiyle üzerindeki rakamları değiştirme ihtimali olmadığı için ayrıca yazıyla belirtilmesine gerek yoktur.

Eğer sadece e-Fatura kaydı yapıldıysa, e-Fatura sistemine dahil olmayan diğer mükelleflere kağıt fatura düzenlenmeye devam edilir.

e-Fatura sistemiyle GİB üzerinden alıcılara iletilen ve işlemi başarıyla tamamlanan fatura ve uygulama yanıtları iptal edilemez ya da yok sayılamaz. Ticari fatura gönderildiyse alıcıdan reddetmesi istenebilir, ancak kabul cevabı verilmişse ya da temel fatura gönderilmişse alıcı tarafından iade e-Faturası gönderilmesi gerekmektedir. Temel faturalar için ayrıca alıcı tarafında muhasebeleşmesi yapılmadığı taktirde noter ya da KEP (Kayıtlı Elektronik Posta) kanalları üzerinden iptal işlemleri gerçekleştirilebilir.

Kullanılabilir ancak faturalaşma olacak tarafların ticari fatura düzenleyebilmesi için önceden anlaşmış olmaları gerekmektedir. Ticari fatura senaryosunda temel faturadan farklı olarak faturaya, kabul ve red uygulama üzerinden yanıt dönülebilmektedir.

Temel fatura, e-Fatura sistemi üzerinden reddedilemediğinden fatura muhasebe kaydı gerçekleştirilip iade faturası kesilebilir veya resmi kanaldan faturayı kabul etmediğinizi ve muhasebe kayıtlarına almadığınızı iletmeniz gerekir (Noter üzerinden red veya KEP üzerinden).

%100 iskonto ve 0 KDVli olacak şekilde 0 tutarlı fatura kesilebilmektedir.

Alıcılar temel senaryo ile kendilerine iletilen e-Faturaları sistemlerine almak zorundadır. Bu şekilde alınan e-Faturalar yok sayılamaz. Ancak Temel Fatura kendisine ait değilse ya da kabul etmiyorsa faturayı reddedebilir. İki yöntemle faturayı reddedebilir; muhasebesine kaydedip iade e-Faturası gönderebilir ya da muhasebesine kaydetmeden noter kanalıyla itiraz edebilir.

e-Fatura kullanımı sisteme kayıtlı mükellefler arasında zorunludur ve sistemde bulunan bir mükellefe kesilecek kağıt faturalar yok hükmündedir.

Hayır yoktur. Mükellef zorunlu olduğu halde e-Fatura’ya geçmemişse gönderici e-Arşiv mükellefi ise e-Arşiv faturası kesmesi zorunludur. Gönderici e-Arşiv mükellefi değil ise kağıt fatura kesebilir ve gönderici bu durumda herhangi bir yaptırımla karşı karşıya kalmamaktadır. Böyle bir durumda sorumluluk alıcıya aittir.

Faturanın GİB kontrollerinden geçebilmesi için kalem tutarında virgülden sonra 8 hane, dip toplamda virgülden sonra 2 hane kullanılmalıdır.

Mükellefler aynı anda birden fazla özel entegratörle çalışabilirler, ancak her sistemde kendi VKN- TCKN’leri için birbirinden farklı gönderici birim-posta kutusu etiketleri ve fatura serileri kullanmak zorundadırlar.

e-Fatura uygulaması aynı anda sadece bir yöntemle kullanılabilmektedir. Mevcut durumda mükellefin ilk özel entegratör VKN-TCKN ve etiket kaydı GİB sistemine gönderilip aktifleştikten bir süre sonra, GİB mükellefin GİB Portal hesabını kapatmaktadır. Aktifleşme sonrası GİB tarafından belirlenen bir süre daha GİB Portal hesabına erişilip eski zarf, fatura ve uygulama yanıtlarına ulaşılabilmektedir, ancak herhangi bir yeni gönderimi ya da alımı yapılamaz. Bu sebeple mükellefler özel entegratöre geçişin hemen öncesinde GİB Portal hesaplarında bulunan tüm fatura ve uygulama yanıtı zarflarını indirerek kendi sistemlerinde ya da özel entegratörlük sisteminde saklamalıdır. GİB’in özel entegratör geçişi sonrası portal erişim süresini kısma ya da tamamen kapatma seçeneği her zaman mevcuttur.

Mükellefin tüm özel entegratör kayıtlarının iptali durumunda GİB Portal hesabı otomatik olarak tekrar açılacaktır.

Zorunluluk kapsamında olup e-Fatura uygulamasına belirtilen tarihte geçmeyen mükellefler Vergi Usul Kanununun ceza hükümleri uygulanacaktır.

GİB’e verecekleri bir dilekçe ile entegrasyon hesapları kapatılması , çalışılacak özel entegratör vasıtasıyla mali mühürlerini kullanarak başvurularını yapmaları yeterli olacaktır.

Yeni nesil ödeme kaydedici cihaz kullanan e-Fatura mükelleflerinin mevzuatsal olarak bilgi fişi bilgilerini e-Fatura’da ilgili alanlara doldurmaları gerekmektedir. ÖKC Bilgisine (Fiş tip'e) bir bilgi girilirse sistem diğer alanları da isteyecektir. ÖKC bilgisine hiçbir şey yazılmazsa hata vermeyecektir. Mevzuatsal olarak YNÖKC kullanan e-Fatura kayıtlı kullanıcıları bilgi fişlerinde bulunan Tarih, Fiş No, Z No, YN ÖKC Seri No bilgilerini fatura üzerine yazmaları gerekmektedir. Yeni nesil ÖKC Bilgi fişi bilgilerinin portaldan girilmesi teknik olarak zorunlu değildir.

Eğer fatura istisna kapsamında düzenlenen bir fatura değilse SATIŞ fatura tipi seçilip 351 “İstisna Olmayan Diğer” kod seçilmelidir. Eğer İstisna kapsamında bir fatura kesiliyorsa İSTİSNA fatura tipi seçilip KDV Mevzuatında öngörülen istisna türlerinden hangisine göre işlem yapılacaksa ona karşılık gelen kod seçilmelidir.

Alıcı firmanın çalıştığı entegratör firmanın hangi firma olduğu incelenmelidir. İlgili zarfların alıcısı farklı bir entegratör firma ile çalışıyor olabilir. O sebeple zarfların hangi entegratör firmaya iletildiği konusunda GİB'den bilgi alınmalıdır.

Alıcı firmanın çalıştığı entegratör firmanın hangi firma olduğu incelenmelidir. İlgili zarfların alıcısı farklı bir entegratör firma ile çalışıyor olabilir. O sebeple zarfların hangi entegratör firmaya iletildiği konusunda GİB'den bilgi alınmalıdır.

Fatura ID numarası 3 haneli birim kod ve sonraki müteselsil numaranın ilk dört hanesi faturanın düzenlendiği yılı kalan dokuz hane ise müteselsil numarayı ifade etmektedir. Özel Entegrasyon ve Entegrasyon yapan mükellefler organizasyon yapıları içinde birden fazla seri kullanabilirler. Bu durumda da her seri kendi içerisinde numara/tarih müteselsilliğini sağlamalıdır.

e-Fatura uygulamasında her seri kendi içerisinde müteselsil sıraya uygun olarak düzenleneceğinden, atlayan faturalara ilişkin olarak;

- Yazılımınızın imkân vermesi halinde atlanılan numaralara iptal kaydı düşülmelidir.

- Bağlı bulunulan Vergi Dairesi Müdürlüğüne dilekçe ile izahatte bulunulması gerekmektedir. Yeni düzenleyeceğiniz faturaları aynı seri numarasını kullanarak en son kesilen fatura numarasından sıra atlamadan ve atladığınız sıra numaralarını kullanmadan devam edebilirsiniz. e-Fatura uygulaması kağıt faturanın tabi olduğu hükümlere tabidir.

Kesinti süresi iki günü aşmamak üzere sistemde yaşanacak olan kesintileri ve sebebini başkanlığa dilekçe ile bildirmeniz ek olarak efatura@gelirler.gov.tr adresine mail atmanız gerekmektedir.

e-Fatura uygulamasından yararlanan mükellefler hesaplarının açılmasını takip eden 7 günden sonra kayıtlı kullanıcılara e-Fatura göndermek ve almak zorundadırlar. e-Fatura uygulamasına yeni kaydolan firmaların “Kayıtlı Kullanıcılar Listesinde” ilan edilmelerini izleyen 7 gün içerisinde e-Fatura düzenlemeleri ve almaları, diğer kayıtlı kullanıcıların yeni kayıt olan kullanıcılara bu süre içerisinde e- Fatura göndermeleri zorunlu değildir.

e-Fatura, veri formatı ve standartları Gelir İdaresi Başkanlığı (GİB) tarafından belirlenen ve fatura alışverişinin GİB sistemi üzerinden gerçekleştirildiği fatura uygulamasıdır. VUK gereği bir faturada bulunması gereken unsurlar e-Fatura için de geçerli olmakla birlikte, e-Fatura yeni bir belge türü değildir ve kağıt fatura ile aynı hukuki niteliklere sahiptir.

-Fatura uygulamasına zorunluluk kapsamında veya gönüllü olarak geçecek şirketlerin, www.efatura.gov.tr adresinden elektronik başvuru yapmaları gerekir.

Başvuru aşamasında e-Fatura uygulamasından yararlanmak için kullanılacak yöntemin belirtilmesi zorunludur.

e-Fatura uygulamasından yararlanmak için kullanabilecek üç yöntem bulunmaktadır:

- GİB e-Fatura Portalı’nı kullanarak: e-Faturalar internet tabanlı GİB e-Fatura Portalı kullanılarak gönderilir ve alınır. Bu yöntem, toplu fatura gönderimlerine çok elverişli değildir. Bu nedenle, nispeten az fatura trafiği olan şirketler için elverişlidir.

- Özel Entegratör kullanarak: Gelir İdaresi'nden özel entegrasyon izni olan şirketlerin Bilgi İşlem Sistemleri kullanılarak e-Fatura uygulamasından yararlanılır.

- Bilgi İşlem Sistemi entegrasyonu ile: Bilgi işlem sistemleri yeterli olan kullanıcılar, gerekli entegrasyonu sağlamaları koşulu ile e-Fatura uygulamasını doğrudan kendilerine ait bilgi işlem sistemleri aracılığı ile yapabilirler.

Kullanılacak yöntemden bağımsız olarak, başvuru öncesinde e-Faturaların onaylanmasında kullanılacak bir elektronik mali mühür temin edilmesi gerekir.

e-Fatura kağıt faturanın tabi olduğu kurallara tabidir. Buna göre Vergi Usul Kanunu’nun 215/2-a maddesinde; “Kayıt ve belgelerde Türk para birimi kullanılır. Belgeler, Türk parası karşılığı gösterilmek şartıyla, yabancı para birimine göre de düzenlenebilir. Şu kadar ki yurt dışındaki müşteriler adına düzenlenen belgelerde Türk parası karşılığı gösterilme şartı aranmaz” hükmü yer almakta olup buna göre faturalar düzenlenmelidir.

Perakende satış yapan firma ve alıcı taraf e-Fatura sistemine kayıtlı ise kesilecek olan faturanın e- Fatura olarak düzenlenmesi gerekmektedir.

5 Mart 2010 tarih ve 27512 Sayılı Resmi Gazete’de 397 Sıra No’lu Vergi usul Kanunu Genel tebliğinin yayımlanmasıyla. Elektronik Fatura Uygulaması ile ilgili usul ve esasları belirlenmiştir. e-Fatura uygulamasında mali mühür/elektronik imza zorunludur. e-Fatura uygulamasını portal yöntemiyle kullanacak mükelleflerin uygulamaya mali mühür/e-imza ile girmeleri gerekmektedir.

Özel Entegrasyon Kılavuzunda da belirtildiği gibi; posta kutuları için son ve güncel kayıtlı kullanıcılar listesi "https://merkez.efatura.gov.tr/EFaturaMerkez/userList.jsp adresinde yayımlanmaktadır. Kayıtlı kullanıcıların sorgulandığı web servis sadece entegratör olan kullanıcılara açıktır.

Başkanlık, kayıtlı kullanıcı listesini belirli zaman aralıkları ile güncellenmesini öngören bir düzenleme yapmayı planlamaktadır. Ancak şu an için belirlenmiş bir zaman aralığı ve geçerlilik zamanı mevcut değildir.

Upload mekanizması ile portal kullanım kılavuzunda belirtildiği üzere yükleme yapmak mümkündür. Her fatura .xml formatında oluşturulup tek kişiye gönderilecek faturalar tek bir zarfta gönderilebilir.

e-Fatura Uygulamasını entegrasyon yöntemiyle gerçekleştirmek isteyen mükellefler entegrasyon süreçleri tamamlanana kadar portal hesaplarının tanımlanmamasını talep edebilirler.

Mükelleflerin tek bir tane fatura senaryosu ile e-Faturalarını göndermeleri zorunlu değildir. Müşterilerine ticari veya temel senaryo tiplerini kullanarak e-Fatura gönderebilirler. Buna göre oluşturulan e-Faturaların bir kısmı ticari bir kısmı temel senaryo tipinde olabilir.

İsteyen her firma e-Fatura’ya geçebilir. Gelir İdaresi Başkanlığı (GİB) tarafından belirlenen e-Fatura’ya geçme zorunluluğu kapsamında olmasanız bile gönüllü olarak e-Fatura’ya geçebilirsiniz. Özetle eğer gönüllü olarak e-Fatura kullanmak isteyen firmalar için herhangi bir ciro kısıtlaması bulunmamaktadır.

Uygulama kapsamında firma kayıtlı kullanıcılar listesinde yayınlandıktan sonra 7 gün içerisinde kullanıma başlamak zorundadır. Bu süre zarfında e-Fatura kesilmesini gerektirecek herhangi bir işlemi olmadıysa ve elektronik fatura düzenlenmedi ise herhangi bir sorumluluğunuz bulunmamaktadır. 7 günden sonra kayıtlı kullanıcılar listesinde ismi bulunan tüm mükelleflere kesinlikle e-Fatura düzenlenmesi gerekmektedir.

Şirket birleşmelerinde diğer firmanın bünyesine girecek olan firmanın tüzel kişiliği ortadan kalkacaktır. Bu tür bir durumda birleşmenin gerçekleştiğini gösterir yasal belgelerle, Gelir İdaresi Başkanlığı'na dilekçe ile başvuru yapılması gerekmektedir. Başvuruya istinaden tüzel kişiliği sonlanan firmanın e-Fatura başvurusu ve kullanım zorunluluğu yine GİB tarafından sonlandırılacaktır.

Teknik olarak geriye dönük e-Fatura kesilmesine engel herhangi bir durum olmamakla birlikte sürelere göre yasal sorumluluk firmalara aittir.

GİB tarafından faturanın alınmış olması yeterli değildir. Faturanın alıcını posta kutusuna iletildiği bilgisinin göndericiye ulaşması ile faturalaşma süreci tamamlanmış olacaktır. Sistem yanıtları ile faturanın durumunun kontrol edilmesi gerekmektedir.

Ticari faturalar 8 gün içinde (Kabul Et / Reddet) cevaplanmalıdır. Cevaplanmayan faturalar kanunen kabul edilmiş sayılır. Ticari faturayı 8 içinde reddedilmezse faturanız 8 günün sonunda “Kabul Edilmiş” sayılır:

- Durum mevzuat hükümlerine UYGUNSA iade faturası kesebilirsiniz.

- Faturaya harici yollarla itiraz edebilirsiniz.

e-Fatura keserken fatura tipini "Tevkifatlı Fatura" seçerek daha sonra mal hizmet kalemlerine "Kurumlar Vergisi Stopajı" kalemini ekleyerek faturanızı kesebilirsiniz.

Mükellef firmalar hangi yöntemi kullanıyorlarsa kullansınlar e-Faturaların saklama ve ibraz yükümlülükleri kendilerine aittir. Bu yükümlülük hukuki ve mali olarak devredilemez. Bir özel entegratörle sözleşme imzalamak koşuluyla özel entegrasyon yöntemi üzerinden e-Fatura mükellefi olan bir firma için de tavsiyemiz arşivlerini 6 aylık veya yıllık periyotlarla özel entegratörlerinden almaları ve kendi ortamlarında saklamalarıdır. GİB Portal kullanıcıları ise üçer aylık dönemlerle e- Fatura yedeklerini portaldan indirip kendi ortamlarında yedeklemelidir.

Fatura veya uygulama yanıtı içeren zarflara, GİB ve alıcı sistemler tarafından gönderilen ve zarfın o sistemdeki işlem durumunu koduyla birlikte taşıyan e-Fatura uygulamasına özel sistemsel mesajlardır. Bir fatura ya da uygulama yanıtının GİB’den geçip son kullanıcı tarafından başarıyla alındığı bilgisi bu belgelerle gönderici sistemine aktarılır.

Gönderilen tüm UBL fatura, uygulama ve sistem yanıtları, zarf denilen bir taşıyıcı elektronik belge içerisinde taşınmaktadır. Tüm zarflarda gönderici-alıcı bilgilerinin (VKN-TCKN ve etiketler) yanında zarfın tanımlayıcı numarası (UUID-Universal Unique Identifier) ve oluşturulma zamanı gibi bilgiler bulunmaktadır.

e-Fatura sistemine kayıt olan mükelleflerin VKN/TCKN bilgilerinin yanında Gönderici Birim ve Posta Kutusu olarak ikiye ayrılan sistemdeki adresleridir. Gönderici Birim (GB) etiketinden (ör. defaultgb@firmaismi.com) sadece fatura gönderilir. Posta Kutusu (PK) etiketinden (ör. defaultpk@firmaismi.com) ise e-Fatura alınır ve gelen faturalara uygulama yanıtı gönderilir. Mükellefler aynı VKN ya da TCKN için birden fazla GB veya PK etiketine sahip olabilir.