e-Defter Sıkça Sorulan Sorular

e-Defter, Vergi Usul Kanunu ve Türk Ticaret Kanunu hükümleri gereğince tutulması zorunlu olan defterlerin duyurulan format ve standartlara uygun elektronik dosya biçiminde hazırlanması, bastırılmaksızın kaydedilmesi, değişmezliğinin, bütünlüğünün ve kaynağının doğruluğunun garanti altına alınması ve ilgililer nezdinde ispat aracı olarak kullanılabilmesine imkân tanımayı hedefleyen hukuki ve teknik düzenlemeler bütünüdür.

1 Sıra No.lu Elektronik Defter Tebliği kapsamında yevmiye defteri ve büyük defterlerini elektronik defter biçiminde oluşturmak, kaydetmek, muhafaza ve ibraz etmek isteyenlerin aşağıda belirtilen şartları taşımaları gerekmektedir.

-Gerçek kişi mükelleflerin Elektronik İmza Kanunu hükümleri çerçevesinde üretilen nitelikli elektronik sertifika veya 397 sıra numaralı Vergi Usul Kanunu Genel Tebliği çerçevesinde Mali Mühür temin etmiş olmaları,

-Tüzel kişi mükelleflerin 397 sıra numaralı Vergi Usul Kanunu Genel Tebliği çerçevesinde Mali Mühür temin etmiş olmaları,

-Elektronik defter tutulması, kaydedilmesi, onaylanması, saklanması ve ibrazında mükellefler tarafından kullanılacak yazılımın uyumluluk onayı almış bir yazılım olmasıdır.

04/04/2014 tarihinde yayımlanan Başvuru kılavuzu ile kağıt başvurular kaldırılmış olup, e-Defter uygulamasına elektronik başvuru imkânı getirilmiştir.

Elektronik başvuru için GİB'in https://uyg.edefter.gov.tr/edefterbasvuru/ adresinden Mali Mührünüzle başvuru yapabilirsiniz.

Hayır. Gönüllülük esasıyla uygulamalardan birine geçen mükellefler diğer uygulamaları kullanmak zorunda değildir.

Yevmiye defteri ve defter-i kebir e-Defter olarak düzenlenmektedir.

Usul ve esasları GİB tarafından yayınlanan, tebliğler ile belirlenmiş olan defter dosyasının bir nevi özetini içeren ve mali mühür ile imzalanarak mükellef tarafından GiB'e beyan edilen dosyadır. GİB'e gönderilen beratlar GİB tarafından da mühürlenerek mükellefe geri verilir, böylelikle başkanlıkça da onaylı defterlerimiz kayıtlarımızda tutulur. GİB'in berat dosyasını imzalamış olması, defter içeriğindeki mali verilere uygunluk vermiş olduğu anlamına gelmemiş olup, sadece ilgili dönemde defter kaydını oluşturduğumuzu onaylaması anlamına gelmektedir. Dolayısıyla, denetim anlamında mali verilerin doğruluğu ve usullere uygunluğu anlamında yükümlülük devam etmektedir.

Zaman damgası, mali mühüre benzer şekilde imzalamış olduğu veri dosyasının evrensel zamana göre imzalandığı an itibariyle değişmezliğini ispatlayan sertifika çeşididir. Dolayısıyla bir veri dosyasının (bu kapsamda e-Defter ilişkili dosyaların) hangi zamanda üretildiğinin ispatlanması için kullanılır. Defter beratını yasal süreler içerisinde oluşturup imzalamış olduğumuz halde, GİB'e gönderim sırasında teknik sorun yaşanması durumunda ve yasal bildirim süresinin geçmesi olası hallerde e-Defter beratının zaman damgasıyla mühürlemek, yasal sürelerde beratı oluşturduğunuzu ispatlayacaktır. Sadece beratın zaman damgasıyla imzalanması GiB açısından yeterli olup, defter dosyalarının da zaman damgasıyla imzalanmasına gerek yoktur.

Hayır. GİB sadece ilgili deftere ait mali mühürlü berat veya beratları almaktadır.

Hayır. Firma adına başvuru yapıldıktan sonra, kullanılacak olan uyumlu e-Defter uygulaması üzerinde merkez ve şube ayrımları yapılarak defterler oluşturulabilir.

Evet. Şubeli yapı kullanan firmaların, defter beratlarını önce merkez sonrasında şubeler şeklinde GİB'e göndermesi gerekmektedir. Diğer yandan tüm şubelerin beratları gönderilmeden, merkeze ait sonraki dönem beratı gönderilmemelidir. Aksi halde önceki döneme ait şube beratları GİB tarafından kabul edilmez ve hala yasal süre içerisinde bulunuluyorsa ancak gönderilmiş olan sonraki dönem merkez beratının silinmesi ile önceki dönemler tamamlanabilir.

Hayır. Açılış kapanış işlemleri gibi bir belgeye dayanmayan işlemlerde, belge tipi girilmemelidir. Herhangi bir belgeye dayanmayan işlemlerde muhasebe fiş kayıtlarında da belge tipi, numarası ve tarihi bilgileri girilmemelidir.

e-Defter sadece GİB'in onaylamış olduğu uyumlu yazılımlar vasıtasıyla oluşturulabilir. Bu kapsamda mükellef kendi geliştirdiği yazılım için GİB'den uygunluk alması halinde e-Defter oluşturmak için kullanabilir. Aksi halde sadece GİB'in yayınlamış olduğu uyumlu yazılımlar listesindeki yazılımları kullanmak zorundadır.

Hayır. Eğer hala defter için yasal son gönderim tarihi öncesindeyse, berat GİB'den silinip yeniden düzenlenmiş olan deftere ait berat gönderilebilir.

Elektronik defterler, aylık dönemler itibariyle oluşturulur. En önemli konu, mükelleflerin oluşturdukları elektronik defterlerinin görüntülenmesinden ve ibrazından sorumlu olduğudur. 200 MB’ı aşmayacak şekilde, defterlerinin görüntülenebildiği ergonomik boyutu tespit edip, elektronik defter oluşturabilirler.

Oluşturulan elektronik defterlerin görüntülenebilmesi ve doğrulanabilmesi için teknik boyut sınırı bulunmaktadır. Bir aya ait defterin sıkıştırılmamış maksimum boyutu 200 MB olmalıdır. Bu teknik boyut sınırı nedeniyle aylık olarak oluşturulacak bir defterin, birden fazla XML dosya formatında oluşturulması gerekebilir. Bu şekilde oluşturulacak dosyaların her birine “defter parçası” adı verilmektedir.

Zaman Damgası, belli bir verinin belirtilen bir tarihte var olduğunu kanıtlayan araçtır. Yasal sürelerde beratı oluşturduğunuzun anlaşılması açısından zaman damgalı berat ispat aracı olarak kullanılacaktır.

Gelir İdaresi Başkanlığının e-Defter sisteminde bir sorun oluşması ve yasal sürenin sonunda yüklenmeye çalışılan beratların GİB e-Defter uygulamasına yüklenememesi durumunda, bu beratlara mali mührünün yanı sıra zaman damgası eklenerek yüklenmesi mümkündür. Sadece beratların zaman damgalı olması yeterlidir. Elektronik defterlerin zaman damgalı olma zorunluluğu yoktur.

-e-Defter uygulamasına kayıtlı bir kullanıcı, nevi değişikliğine gitmesi halinde 15 gün içerisinde, nevi değişikliğine ilişkin ticaret sicil gazetesinin fotokopisi ve durumu izah eden bir dilekçe ile Gelir İdaresi Başkanlığı’nın “Yeni Ziraat Mah. Etlik Cad. No:16 Dışkapı/ANKARA” adresine posta yoluyla bildirmesi, yeni unvana ait mali mühür temini için de Kamu Sertifikasyon Merkezi’ne http://mm.kamusm.gov.tr/ adresinden elektronik ortamda başvurması gerekmektedir.

-Yeni vergi kimlik numarası için talep edilen mali mührün mükellefin eline ulaşması ile birlikte http://edefter.gov.tr/edefterbasvuru.html web sitesinden yeni kimlik numarası için elektronik defter başvurusu yapılmalıdır.

-Başvuruda elektronik defter başlangıç tarihi, en erken bir sonrakini izleyen ay olarak seçilmekte yani nevi değişikliğinin olduğu tescil tarihi e-Defter başlangıç tarihi olarak seçilememektedir. Yeni nevinin elektronik defter başlangıç tarihinin, tescil tarihine çekilebilmesi için elektronik defter başvurusunun yapıldığı ve tarih revizesinin yapılması gerektiği edefter@gelirler.gov.tr adresine elektronik posta gönderilerek bildirilmelidir.

-Bunun ardından GİB e-defter sisteminde yeni nevi için yapılan başvurunun elektronik defter başlangıç tarihi tescil tarihine göre güncellenecektir.

-Bu yeni başvuru ile birlikte mükellefin eski vergi kimlik numarası ve yeni kimlik numarası olmak üzere iki adet e-Defter hesabı olacağından, mükellef nevi değişikliğinin gerçekleştiği tarihten önceki ay kesrine ait eski unvan ve vergi kimlik numaralı defter ve beratını oluşturması gerekmektedir. Oluşturulan defterlerin tarih aralığı, mükellefin eski unvanına ilişkin hesap döneminin son ayına tekabül edeceğinden beratlar GİB e-Defter uygulamasına, Kurumlar Vergisi beyannamesinin (Hesap döneminin başından, nevi değişikliğinin gerçekleştiği tarihe kadar ki hesap dönemine ait kurumlar vergisi beyannamesi) verildiği ayın son gününe kadar (2 Sıra No’lu Elektronik Defter Genel Tebliği) gönderilmelidir.

-Bu gönderim yapıldığında da edefter@gelirler.gov.tr adresine bilgilendirme yapılmalıdır.

-Nevi değişikliğinden önceki döneme ait son beratların gönderilmesi ile eski vergi kimlik numaralı e- Defter kullanıcı hesabı GİB tarafından kapatılacak ve mükellef nevi değişikliği sonrasında açılan yeni kullanıcı hesabı ile elektronik ortamda beratlarını iletmeye devam edebilecektir. -Ayrıca nevi değişikliğinin gerçekleştiği tarihten sonraki ay kesrine ait yeni unvan ve vergi kimlik numaralı defterlerin oluşturulup ilgili ayı izleyen üçüncü ayın son gününe kadar (2 Sıra No’lu Elektronik Defter Genel Tebliğinde belirtilen süreler) beratların GİB e-Defter Uygulamasına gönderilmesi gerekmektedir.

Örneğin; 7 Ocak 2015 tarihinde gerçekleşen Nevi değişikliğinde eski vergi kimlik numarası ve unvana ilişkin defter ve berat 01 Ocak – 07 Ocak 2015 tarihlerini kapsamalıdır. Bu tarihleri kapsayan eski vergi kimlik numarası ve unvana ilişkin defterler, eski unvanın hesap döneminin son ayına tekabül edeceğinden beratları yasal süre olan kurumlar vergisi beyannamesinin (Hesap döneminin başından, nevi değişikliğinin gerçekleştiği tarihe kadar ki hesap dönemine ait kurumlar vergisi beyannamesi) verildiği ayın son gününe kadar GİB e-Defter uygulamasına gönderilmelidir.

Nevi değişikliğinden sonra yeni VKN ve unvana ilişkin defter ve berat 07 Ocak – 31 Ocak 2015 tarihlerini kapsamalıdır. Bu tarihleri kapsayan yeni vergi kimlik numarası ve unvana ilişkin defterlerin beratları yasal süre olan ilgili ayı izleyen üçüncü ayın son gününe kadar GİB e-Defter uygulamasına gönderilmelidir.

Değiştirmek mümkündür. e-Defter uygulamasına giriş yapıp, Bilgi Güncelle bölümüne tıklayın. Açılan ekranda yer alan bilgileri güncelleyebilirsiniz.

Muhasebe kaydına konu olan işlemlerin büyük çoğunluğu bir belgeye dayanmakla beraber, hiçbir belgeye dayanmayan işlemler de mümkündür. Örneğin, açılış-kapanış işlemleri belgeye dayalı olmayabilir. Eğer muhasebe kaydına esas teşkil eden işlem bir belgeye dayanmıyorsa, belge tipi (XBRL karşılığı document type) alanı elektronik defterde kullanılmamalı ve muhasebe fiş girişi sırasında da belge tipi (document type), tarihi (XBRL karşılığı document date) veya numarası (XBRL karşılığı document number) gibi bilgiler olmamalıdır.

Serbest meslek erbabının, mesleki faaliyetlerine ilişkin her türlü tahsilatı için düzenlediği belge serbest meslek makbuzudur. Bu makbuz e-Defter paketi içerisinde yer alan Yevmiye Defteri Kılavuzunda sayılan belge tipleri arasında yer alan makbuz (XBRL karşılığı receipt) ile karıştırılmamalıdır. Serbest meslek makbuzu, kılavuzda sayılan belgeler arasında yer almadığı için belge türü olarak “Other” ve belge açıklaması “Serbest Meslek Makbuzu” olarak kaydı yapılır. Ayrıca belgenin numarası ve tarihinin de girilmesi zorunludur.

Ödeme ya da tahsilat yapıldıysa ödeme yöntemi alanı elektronik defterde kullanılmalıdır. Bu alana sadece ödeme türünü ifade edecek bilgi girişi yapılır. Örneğin; Nakit, Banka, Kredi Kartı, Çek, Senet. Ödeme yöntemi alanı serbest metin olmasına rağmen, yapılan işlemin adı bu alana ödeme yöntemi olarak yazılmamalıdır. Örneğin, bankadan yapılan bir Havale ya da EFT işlemin adı iken ödeme yöntemi ”Banka”dır.

e-Defter uyumlu yazılımınızı değiştirmek istediğinizde yapmanız gereken aslında çok basittir. İlk kez e- Defter'e başvuruyormuş gibi www.edefter.gov.tr adresine giriş yaparak başvuru bölümünden mali mührünüzü kullanarak uyumlu yazılımınızı değiştirebilirsiniz.

İster bir özel entegratörün uyumlu e-Defter yazılımını kullanıyor olun, isterseniz ERP programınızın size sunduğu uyumlu e-Defter yazılımını kullanıyor olun fark etmez; yukarıdaki adımı izleyerek istediğiniz zaman farklı bir uyumlu yazılıma geçiş yapabilirsiniz.

Uyumlu yazılımınızı değiştirmek için hesap döneminizin başlangıcını beklemenize de gerek bulunmamaktadır. Mali yılınızın ortasında da uyumlu yazılımınızı değiştirebilirsiniz.

e-Defter uygulaması, kağıt ortamında tutulan defterin elektronik ortama alınmış şekli olup; iki defter arasında muhasebesel anlamda herhangi bir fark bulunmamaktadır. Dolayısıyla yapılacak kaydın, Muhasebe Sistemi Uygulama Genel Tebliğlerine göre yapılması gerekmektedir. Tereddüt halinde; www.edefter.gov.tr internet sitesinde yayımlanan "e-Defter Uygulama Kılavuzu”na bakılabilir.

e-Defter kullanan mükelleflere GİB üzerinden telefon ile destek verilmemektedir. Bu nedenle sorun yaşayan firmaların vergi kimlik numarası, unvan, yaşanan problemin ne olduğunun yazılması ve varsa ekran görüntüsünün eklenerek Forum sitesinden sorulması ya da edefter@gelirler.gov.tr adresine problemlerin iletilmesi gerekmektedir.

Yevmiye madde numaralarının müteselsilliği kanuni bir gereklilik olmakla beraber; e-Defter uygulamasına berat yüklenirken GİB sistemi yevmiye madde numaralarının müteselsilliğine ilişkin bir kontrol yapılmaktadır. Bir önceki dönemin son yevmiye madde numarası ile yeni yüklenecek defterin ilk yevmiye madde numarası birbirini takip etmelidir.

e-Defter uygulamasına geçmesi gereken mükelleflerin kapsamı tebliğler ile belirlenmiş olup, 433 ve 464 nolu VUK Genel Tebliğleri kapsamında e-Arşiv uygulamasına geçen mükelleflerin ayrıca e-Defter uygulamasına geçme zorunlulukları bulunmamaktadır.

İzleyen ilk iş gününün sonuna kadar berat yükleme süreleri uzamaktadır. Bunun için herhangi bir şekilde başvuru yapmanıza gerek olmadığı gibi Başkanlıkça da bir duyuru yapılmasına gerek bulunmamaktadır.

Tutmaya başlayabilirsiniz. Fakat hesap dönemi veya takvim yılı içinde elektronik defter tutmaya başlayanlar, başladıkları tarihi izleyen bir aylık süre içerisinde kağıt ortamda tuttukları defterlerine kapanış tasdiki yaptırmaları gerekmektedir.

Belirlenen sürelerin sonrasında da e-Defter beratları GİB e-Defter sistemine yüklenebilir. Hesap dönemi içinde e-Defter dönemlerinde müteselsillik kontrolü yapılmaktadır. Bu nedenle berat yüklenirken önceki dönem beratlarının da tam ve eksiksiz yüklendiğinden emin olunması gerekmektedir.

Bu şekilde ayrı ayrı başvuru yapılmasına gerek yoktur. Ana firmanın başvurusunun ardından firmalar, tercih ettikleri uyumlu yazılım programları vasıtasıyla merkez ve şube olmak üzere ayrı ayrı defter ve beratlarını oluşturabilirler.

Tebliğlerinde yapılan açıklamalar çerçevesinde, mükellef firmalar tarafından izleyen ay veya aylarda yapılacak ters, yeni veya düzeltme kaydıyla bu tip hataların düzeltilmesi gerekmektedir.

e-Defter web sitesi (www.edefter.gov.tr) üzerinden “e-Defter Başvuru Durumu Sorgulama” kısmından başvurunuzun gerçekleşip gerçekleşmediğini öğrenebilirsiniz. Başvuru sonucunuzu göremediğiniz takdirde tekrar başvuru yapmanız gerekmektedir.